Bölüm Koordinatörlerinin Görevleri
Her bölüm koordinatörü bölüm içinde bilgi akışını sağlamak ve öğrenciyle şeffaf bir ilişki kurabilmek için hem giden hem de gelen öğrenciler için ayrı ayrı dosya oluşturmak zorundadır.
Giden Öğrenciler İçin:
Programa seçilen öğrencilerin yerleştirilmesi ve dikkat edilecek noktalar
- Öğrencinin talep ettiği üniversite ile aldığı dil puanının uygunluğu Dil düzeyleri için ikili
anlaşmalar sayfasını inceleyiniz.
- İlgili üniversitenin kontenjanı (aynı üniversiteyi kontenjan sayısından daha fazla öğrenci istiyorsa, sıralama Erasmus puanına göre yapılır). Kontenjanlar için İkili anlaşmalar sayfasını inceleyiniz.
- Öğrenci talep ettiği üniversitenin kriterlerine uygun değilse, öğrenciye alternatif üniversite sunmak
- Yerleştirilen öğrencilerin listesini Fakülte Erasmus Koordinatörü'ne iletmek
- Öğrenciye öğrenim anlaşmasının oluşturulması sırasında danışmanlık yapmak. Öğrenim anlaşmasını imzalamak
- İntibak tablosunu hazırlamak
Gelen Öğrenciler İçin:
Gelen öğrencilerin işlemleri ve dikkat edilecek noktalar:
- Öğrenciyle tanışma ve randevu verme
- Öğrencinin öğrenim anlaşmasını birlikte gözden geçirme; açılan ve açılmayan dersler konusunda bilgilendirme - alternatif ders sunma
- Yeni öğrenim anlaşmasını hazırlama ve imzaladıktan sonra bir kopyasını öğrencinin dosyasında tutmak
- Haftalık program yaparken, eğer mümkün oluyorsa, öğrenciye uzun hafta sonu bırakacak şekilde program hazırlamak
- Öğrencinin online ders kaydını gerçekleştirmek
- Erasmus öğrencilerine verilecek notların ECTS notlandırma sistemine uygun olarak yapılması konusunda final sınavları öncesinde bölüm hocalarını uyarmak: ECTS not sistemi için: TIKLAYINIZ.
- Sorumlu olduğu öğrencilerin tüm notlarının sisteme girilmiş olduğunu kontrol etmek.
Giden Öğrenci dosyaları oluşturulurken dosyada mutlaka bulunması gereken belgeler
- Öğrencinin Erasmus Programına Başvuru Belgesi
- Transkript Fotokopisi: Öğrencinin Erasmus programından yararlanabilmesi için ortalamasının 2,20 ve üzerinde olması gerekmektedir.
- Öğrenim Anlaşması (aşağıda bulabilirsiniz): Öğrenim anlaşması öğrenci yurt dışına gitmeden önce yapılmalı ve akademik koordinatörü ve kurum koordinatörü tarafından imzalanmalı, misafir olunacak kuruma öğrenci tarafından taratılarak emaille gönderilmelidir. (Öğrenim anlaşmasının hazırlanması sırasında, öğrencinin gitmek istediği üniversitede almak istediği derslerin listesini kendisinin çıkarması ve danışman hocasıyla birlikte son halini vermesi gerekmektedir. Öğrenim anlaşması bir dönem 30, iki dönem 60 ECTS kredisini içermelidir).(Öğrenim anlaşmasında talep edilen üniversite adları, Erasmus ID kodları ve alan kodları ekli belgeler arasındadır).
- İntibak Belgesi ERASMUS PLUS programında Learning Agreement'ın içinde (misafir olunacak üniversitede alınacak ders çizelgesinin hemen altında) bulunmaktadır. İstanbul Okan Üniversitesi'ndeki programlarda hangi derslere denk olarak sayılacağını gösteren tablonun öğrencinin öğrenim anlaşmasıyla aynı anda yapılması ve imzalanması gerekmektedir.
- İç prosedür için ayrı bir intibak tablosu hazırlanacaktır.
- Öğrencinin öğrenim anlaşması, intibak tablosu FYK'ya sunulmalıdır. FYK öğrenciye öğrenim izni belgesi düzenlemeli ve Öğrenci İşlerine ve Erasmus Koordinatörlüğü'ne bilgi gönderilmelidir.
- Öğrenim Anlaşması Değişikliği Belgesi (öğrenci gittikten sonraki 1 ay içinde ders değişikliği yapma hakkına sahiptir).
- Öğrencinin değişiklik belgesi imzalanmadan önce aldığı toplam kredinin bir dönem için 30, bir yıl için 60'ı aşmamasına dikkat edilmelidir.
- Değişiklik İntibak Tablosu: Öğrencinin yaptığı değişiklikleri içeren ikinci intibak tablosu yapılarak FYK'ya sunulmalıdır
- Değişiklikler ve İntibak için yeni FYK Kararı
- Öğrencinin dönüşünde transkripti öğrencinin dosyasına konmalıdır.
- Derslerin ve notların transferini gösteren, FYK tarafından onaylı Akademik Tanınırlık Belgesi hazırlanarak, dekanlık aracılığıyla Öğrenci İşlerine ve ERASMUS OFİSİNE gönderilmelidir.
Gelen Öğrenci İçin:
- Öğrencinin ilk öğrenim anlaşması
- Öğrenim anlaşması değişiklikleri
- Ders kayıt formu
- Dönem sonunda notlarının ECTS notlarına dönüştürülmüş listesi
