Okan Üniversitesi

Öğrenci Kulüpleri ve Öğrenci Toplulukları Yönergesi

MENU

Amaç
Madde 1 -
Bu yönergenin amacı Okan Üniversitesi öğrencilerinin ders dışı, Atatürk ilkelerine bağlı, demokratik, sosyal, kültürel, sanatsal, bilimsel, mesleki ve sportif faaliyetlerde bulunabilmeleri ve üniversite tarafından sağlanan imkânlardan eşit ve düzenli yararlanabilmeleri amacıyla kurulacak öğrenci kulüplerinin ve öğrenci topluluklarının çalışma kurallarının belirlenmesidir.

Tanımlamalar
Madde 2 -
Bu Yönerge’de geçen;

Üniversite: Okan Üniversitesini
Mütevelli Heyet Başkanı: Okan Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanını
Rektör: Okan Üniversitesi Rektörünü
Rektörlük: Okan Üniversitesi Rektörlüğünü
Öğrenci Dekanlığı: Okan Üniversitesi Öğrenci Dekanlığını
Kulüp / Topluluk: Bu yönerge hüküm ve esaslarına göre kurulmuş kültürel, sanatsal, bilimsel, sportif ve mesleki amaçlara yönelik olarak oluşturulan öğrenci kulüplerini ve öğrenci topluluklarını
Danışman: Okan Üniversitesi Kulüp ve Topluluk Danışmanını
Çalıştırıcı: Okan Üniversitesi Kulüp ve Toplulukları Çalıştırıcılarını
Yönerge: Okan Üniversitesi Kulüp ve Toplulukları Yönergesini
Öğrenci: Okan Üniversitesi Öğrencisini
Yönetim Kurulu: Okan Üniversitesi Kulüp ve Topluluklarının Yönetim Kurulunu
Genel Kurul: Okan Üniversitesi Kulüp ve Topluluklarının Genel Kurulunu
Çalışma Esasları: Okan Üniversitesi Kulüp ve Topluluk Çalışma Esaslarını
Akademik Yıl: Okan Üniversitesince her yıl belirlenen eğitim-öğretim yılını ifade eder.

Kulüp ve Toplulukların Çalışma Esasları
Madde 3 -

1. Kulüpler / Topluluklar bu yönergede belirlenen Çalışma Esasları hükümlerine uygun olarak Öğrenci Dekanlığının denetiminde çalışmak üzere Okan Üniversitesi Tuzla Kampüsü ve Okan Üniversitesi Hasanpaşa Kampüsü İSTANBUL adresinde kurulurlar.
2. Kulüpçe / Toplulukça hazırlanacak Kulüp/ Topluluk Çalışma Esaslarında kulübün; amacı, faaliyet alanları, kulüp/ topluluk organları, üyelik koşulları ve çalışma yöntemleri belirlenip Öğrenci Dekanlığına sunulur. Rektörlük onayından sonra işlerlik kazanır.
3.Kulüpler Çalışma Esaslarında genel amaç ve faaliyetlerini, çalışma esaslarını açık ve ayrıntılı bir biçimde belirtirler. Bu esaslarda belirtilen temel etkinlikler, öğrencilerin ders dışı sosyal, kültürel, sanatsal, bilimsel ve sportif faaliyetlerinin değerlendirilmesi, geliştirilmesi, tanıtım veya akademik gelişmelere katkıda bulunmaya yönelik olacaktır.
4. Bu esaslarda Okan Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Kuruluş ve Çalışma Esaslarına aykırı hükümlere yer verilemez. Kulüp yönetimi ve üyeleri bireysel maddi çıkar sağlayan etkinliklerde bulunamazlar.
5. Her öğrenci kulübünün/ topluluğunun bir idari veya akademik danışmanı olması zorunludur. Kulüplerin danışmanlarını başvuru belgelerinde belirtmesi gerekmektedir. Danışman, öğrenci topluluğunun ilgili mevzuat çerçevesinde işlemesini gözetir ve kulüp/ topluluk etkinliklerinden bizzat sorumlu kişidir.

Kulüp ve Topluluk Etkinlikleri
Madde 4 -

1.Kulüpler Anayasa’da ifade edilen; devletin ve milletin bölünmez bütünlüğüne, hukuk devleti ilkesine, temel hak ve özgürlüklere, laikliğe, yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere aykırı tutum, davranış ve etkinliklerde bulunamazlar.
2. Kulüpler/ Topluluklar üniversite içinde ve dışındaki tanıtım ve duyuru faaliyetleri için Öğrenci Dekanlığı’ ndan izin almak zorundadırlar. Hiçbir öğrenci topluluğu/ kulübü Öğrenci Dekanlığı izni ve imzası olmadan üniversite içinde afiş, branda vb. asamaz; broşür, reklam dağıtamaz, stant açamaz.
3. Kulüpler / Topluluklar üniversitenin fiziki ortamına zarar verecek ya da akademik ve idari işleyişini hayatını aksatacak faaliyetlerde bulunamazlar.
4. Kulüplerin / Toplulukların asıl amacı öğrenciler arasında birlik ve bütünlüğü sağlayacak etkinliklerde bulunmak olduğundan; hiçbir siyasi amaca yönelik, ayrıştırıcı faaliyetlerde bulunamazlar.
5. Kulüpler / Topluluklar üniversite içinde ya da dışında sadece kendi alanları ile ilgili etkinlik planlayabilirler. Gerçekleştirmek istedikleri her türlü etkinliği ayrıntılı olarak 1 ay önceden Öğrenci Dekanlığına yazılı olarak bildirirler. Onay gelmeden etkinlik duyuruları yapılamaz.
6. Kulüplerin / Toplulukların faaliyet alanı konusunda doğacak anlaşmazlıklarda Öğrenci Dekanlığı kararına göre işlem yapılır.
7. Üniversite içinde aynı konuda ancak tek bir öğrenci kulübü/ topluluğu kurulabilir.
8. Dernek, sivil toplum kuruluşları gibi oluşumları desteklemek amaçlı kurulan öğrenci toplulukları/ kulüpleri öncelikli olarak üniversiteye karşı sorumludur. Üniversitenin onayı olmadan topluluk/ kulüp adı altında; bağlı ya da bağlantılı olduğu dernekle işbirliği, reklam ya da etkinlik gerçekleştiremez.
9. Akademik dönemlerin başında verilen etkinlik planı doğrultusunda kulüp/ topluluk etkinlikleri her yıl sonunda, verdikleri etkinlik raporları doğrultusunda Öğrenci Dekanlığı tarafından değerlendirilir. Okan Üniversitesi Rektörlüğü’ nün ve Öğrenci Dekanlığı’ nın yapacağı değerlendirme sonucunda hiçbir faaliyette bulunmayan kulüplerin/ toplulukların bir sonraki dönemde çalışmalarına son verilebilir.

Üyelik Koşulları
Madde 5 -

1. Kulüpler / Topluluklar, etkin üyelerin ve diğer özel üyeliklerin belirlenmesinde gözeteceği ölçütleri kendi iç tüzüklerinde belirtirler. Hazırlanan iç tüzük, Okan Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri ve Öğrenci Toplulukları Yönerge’sine aykırı olamaz.
2. Kulüplere / Topluluklara yalnızca Okan Üniversitesi önlisans, lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencileri üye olabilir.
3. Bir öğrenci birden fazla kulübe/ topluluğa üye olabilir; ancak birden fazla yönetim kurulunda görev alamaz.
4. Üyelik, her akademik dönemin başında yapılacak kayıtlarla gerçekleşir. Yeni kulüp/ topluluk üyeleri, üyelikleri gerçekleştikten sonra Kulüp/ Topluluk Üyelik Defterine kaydedilir. Üye listeleri akademik yılsonunda Öğrenci Dekanlığı’na sunulur.
5. Üye sayısı iki yarıyıl üst üste 10 öğrencinin altında olan kulüplerin/ toplulukların faaliyetlerine son verilir. Yeni kurulan kulüplerde / topluluklarda bu koşul, kuruluştan itibaren bir akademik yılın bitiminden sonra işlerlik kazanır.
6. Herhangi bir disiplin cezası alan öğrenciler kulübün/ topluluğun Yönetim Kurulu’nda görev alamazlar. Uzaklaştırma cezası alan öğrencilerin üyelikleri cezaları süresince dondurulur.

Üyelikten Çıkarma
Madde 6 -

1. Aşağıda belirtilen hallerde öğrenci kulüp / topluluk üyeliğinden çıkarılır:
a) Bu yönerge dâhilinde Madde 3’te belirtilen kurallara aykırı hareket edilmesi halinde,
b) Üniversite öğrenciliğinin herhangi bir nedenle sona ermesi ile,
c) Üyenin, Yönetim Kurulu tarafından görevlendirildiği konuda yetersizliği kulüp danışmanının 3 yazılı uyarısına rağmen giderilmez ise, Öğrenci Dekanlığına rapor edilerek belirlenen karar ile,
d) İstifa etmesi ile,
e) Kulüp / Topluluk Yönetim Kurulu üyeliğine seçildikten sonra başka bir kulübün/ topluluğun Yönetim Kuruluna seçilmesi ile ilk Yönetim Kurulu üyeliği kendiliğinden sona erer.

Kulüp ve Topluluk Organları
Madde 7 -
Kulüp / Topluluk organları Genel Kurul, Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu ve Çalışma Esaslarında öngörülen diğer kurullardan oluşur.

1. Genel Kurul:
a) Genel Kurul, kulübe / topluluğa kayıtlı üyelerden oluşur ve aktif üyelerden başkası oy kullanamaz. Genel Kurul her akademik yılda en az bir kez salt çoğunlukla olağan; kulüp/ topluluk üyelerinin en az üçte birinin imzasıyla, Yönetim Kurulunun veya Öğrenci Dekanlığının kararıyla olağanüstü olarak toplanır.
b) Genel Kurul, Kulüp /Toplulukların Çalışma Esaslarını kabul eder.
c) Her akademik yılın sonunda bir sonraki yılın yönetim ve denetim kurullarının asıl ve yedek üyelerini seçer. Yönetim Kurulu’nun ve Denetim Kurulu’nun önerileri ya da üye salt çoğunluğunun (%51) yazılı isteğiyle olağanüstü toplanır.
d) Kulüp faaliyetlerinin gerektirdiği danışmanlık ve çalıştırıcılık önerilerini karara bağlar.
e) Okan Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri ve Öğrenci Toplulukları Yönergesi’ne aykırı olmayacak şekilde kendi iç tüzüklerini hazırlar, Öğrenci Dekanlığı olumlu görüşü ve Rektörlüğün onayı ile yürürlüğe girer.
f) Akademik yıl başında etkinlik raporlarını onaylar, akademik yıl sonunda ise kulübün/ topluluğun dönem sonu raporunu, gelir-gider çizelgesini ve denetleme kurulunun raporlarını inceler ve karara bağlar. Rektörlük gerek görürse Genel Kurul’da gözlemci bulundurabilir.

2. Yönetim Kurulu:
a) Yönetim Kurulu göreve sadece bir akademik yıl çalışacak şekilde seçilir. Her akademik yıl başlarında yeniden seçilerek, danışman onayı ile Öğrenci Dekanlığı’na sunulur.
b) Seçilen Yönetim Kurulu 5 asıl ve 2 yedek üyeden oluşur. Üyeler ilk toplantıda kendi aralarından bir başkan, bir başkan yardımcısı, bir sayman ve bir yazman seçerler. Yedek üyeler aldıkları oy oranı esas alınarak boşalan üyeliklere atanırlar. Yedek üyeler her toplantıya katılabilirler, ancak oy kullanamazlar.
c) Her yıl yenilenen Yönetim Kurulu seçimlerinin akademik / idari danışman imzası ile Öğrenci Dekanlığı’na bildirilmesi zorunludur.
d) Yönetim Kurulu, kulübün/ topluluğun Çalışma Esaslarına ve iç tüzüğe uygun olarak yönetilmesinden üyelere ve Öğrenci Dekanlığı’ na karşı sorumludur.
e) Yönetim Kurulu, kulübün/ topluluğun amacına uygun olan faaliyetleri yürütür.
f) Yönetim Kurulu, her akademik yarıyılın başında etkinlik taslağını ve faaliyet programını, her akademik yılın sonunda ise etkinlik faaliyet raporlarını Öğrenci Dekanlığı’na sunar.
e) Her toplantı sonunda tutanak düzenler. Düzenlenen toplantı sayısı ve tutanakları her yarı yıl sonu Öğrenci Dekanlığı’na bildirilir.
g) Yönetim kurulu üyelerinin görevlerine son verilebilmesi için Genel Kurulun üçte iki çoğunluğunun sağlanması ile Öğrenci Dekanlığı ve Rektörlüğün onay vermesi gerekmektedir.

3. Denetleme Kurulu
a) Denetleme Kurulu, Genel Kurul tarafından seçilen 3 üyeden oluşur.
b) Denetleme Kurulu üyeliğine seçilecek üyelerde de yönetim kurulu üyeliği için öngörülen koşullar aranır.
c) Elde edilen gelir ve yapılan harcamaların çalışma esaslarına, bütçeye ve yönetim kurulu kararlarına uygunluğunu denetler ve raporunu her yarı yıl sonunda Öğrenci Dekanlığı’ na teslim eder.

Evrak ve Defterler
Madde 8 -
Her topluluk/kulüp:
a) Üye Kayıt Defteri,
b) Yönetim Kurulu Karar Defterini düzenli tutmak zorundadır. Üye Kayıt Defterinde üyenin ismi, numarası, fotoğrafı, üyelik kayıt tarihi, imzası yer alacaktır. Defterler her akademik yılın sonunda kapatılacak ve Öğrenci Dekanlığı’na teslim edilecektir.

Mali Esaslar
Madde 9 -
1. Üniversite tarafından kulüplere/ topluluklara yapılan mali destek

a) Kulüpler / Topluluklar, yapmayı planladıkları etkinlikleri en geç 1 ay önceden Öğrenci Dekanlığı’na iletmekle yükümlüdür. Faaliyetlerin gerektirdiği giderler Öğrenci Dekanlığı tarafından hesaplandıktan sonra yönetimin onayı ile etkinliklere mali destek sağlanmasıyla, onayı alınan kulüp etkinlikleri gerçekleştirilir.
2. Üçüncü şahıslar tarafından yapılan destekler
3. Kulüpler / Topluluklar Öğrenci Dekanlığı’nın onayını almak kaydıyla sponsor bulabilirler. Üniversite tarafından sponsor firma ile yapılacak anlaşma ile kulüp etkinlikleri için mali kaynak sağlayabilirler.
4. Kulüpler / Topluluklar yine Öğrenci Dekanlığı’nı bilgilendirip onay almak kaydıyla yasal mevzuat çerçevesinde gerekli izinlerin de alınmasıyla sosyal yardım amaçlı kaynak sağlayabilirler.
5. Kulüpler / Topluluklar bağış makbuzu veya başka bir neden ile Öğrenci Dekanlığı bilgisi olmadan para toplayamazlar. Etkinliklerden veya sponsorluklardan elde edilecek gelirler Öğrenci Dekanlığı ve Rektörlük onayı ile üniversite tarafından belirtilen hesaba yatırılır.

Yeni Kulüp / Topluluk Kurma
Madde 10 -

1. Yeni kulüp / topluluk kurmak için Öğrenci Dekanlığı’ndan temin edilecek başvuru formların doldurulması zorunludur.
2. Kulüp / topluluk, kendisine idari/ akademik danışman bularak başvuru formlarında yer alan danışmanlık kabul dilekçesini onaylatır.
3. Üniversitede aynı isim altında ya da aynı amaca hizmet edecek kulüpler/ topluluklar kesinlikle kurulamaz ve başvuruları değerlendirmeye alınmaz.
4. Gerekli başvuru işlemlerinin tamamlanmasının ardından, ancak Öğrenci Dekanlığı ve Rektörlük onayını alan kulüpler/ topluluklar faaliyetlerine başlayabilir.

Cezai Hükümler ve Yaptırımlar
Madde 11 -

1. Kulübün / topluluğun kullanımına sunulmuş demirbaş eşyalar var ise her öğretim yılı sonunda Öğrenci Dekanlığı’na tesliminde herhangi bir hasar ya da eksik tespit edilmesi halinde, hasarlı ya da eksik demirbaş eşyalar, kulüp/topluluk Yönetim Kurulu üyeleri tarafından tazmin edilir.
2. Mali denetim gerektiren her etkinlikten sonra, Öğrenci Dekanlığı ve üniversitenin Mali İşler Müdürlüğü tarafından yapılacak denetimler sonucunda kulüp dosyasında karşılıkları belgelenmeyen tüm ödemeler; kulüp Genel Kurul tarafından tazmin edilir.
3. Yazılı olarak Öğrenci Dekanlığı’na bildirilmemiş ve onay alınmadan Üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirilmiş kulüp etkinliklerinin tespit edilmesi halinde, izinsiz etkinlikte bulunan kulüp/ topluluğun etkinliği o dönem için durdurulabilecek ya da kulüp / topluluk kapatılabilir.
4. İzinsiz / onaysız sponsorluk anlaşması yapan kulüplerin/ toplulukların etkinliği o dönem için durdurulabilir ya da kulüp/topluluk Okan Üniversitesi Rektörlüğü ve Öğrenci Dekanlığı tarafından kapatılabilir.
5. Bu yönerge hükümlerine aykırı hareket eden kulüpler/ topluluklar Okan Üniversitesi Öğrenci Dekanlığı’ nın önerisiyle Rektörlük tarafından kapatılır, ilgili öğrenciler hakkında gerekirse disiplin işlemi başlatılır.

Yürürlük
Madde 12 -
Bu yönerge 14.10.2015 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Yürütme
Madde 13 -
Bu yönerge Okan Üniversitesi Rektörlüğü ve Öğrenci Dekanlığı tarafından yürütülür.